חשבוניות ישראל ומספר הקצאה: מה עסקים חייבים לדעת?

מה זה מספר הקצאה בחשבוניות ישראל?

רפורמת "חשבוניות ישראל" של רשות המסים נועדה לצמצם שימוש בחשבוניות פיקטיביות ולחזק את הבקרה על ניכוי מס תשומות. במסגרת הרפורמה, במקרים מסוימים נדרש לקבל מרשות המסים מספר הקצאה עבור חשבונית מס.

מספר ההקצאה הוא מספר ייחודי שמופיע על גבי חשבונית המס תחת הכותרת "מספר הקצאה". בדרך כלל מדובר במספר בן 9 ספרות, והוא נוסף למספר החשבונית הרגיל – הוא אינו מחליף את מספר החשבונית או מספר האסמכתא.

מבחינת הלקוח שמקבל את החשבונית, כאשר מדובר בחשבונית מס שחייבת במספר הקצאה, קיום המספר הוא תנאי בסיסי לניכוי מס תשומות.

לא כל מסמך צריך מספר הקצאה

אחת הטעויות הנפוצות היא לחשוב שכל מסמך שמופק ללקוח צריך מספר הקצאה. בפועל, מספר הקצאה רלוונטי רק למסמך מסוג חשבונית מס.

• חשבונית מס – כן, אם היא עומדת בתנאי התאריך והסכום שנקבעו.
• חשבונית עסקה, דרישת תשלום או פרופורמה – לא, משום שאינן חשבוניות מס.
• קבלה בלבד – לא, משום שאינה מסמך לניכוי מס תשומות.
• חשבונית זיכוי – ככלל לא נדרש מספר הקצאה, בכל סכום ומכל סיבה.
• מסמך Z או חשבונית סוף יום – לא, אם המסמך נועד רק לרישום הכנסה ואינו משמש לקוח לניכוי מס תשומות.
• חשבונית עצמית רגילה – לא נדרש מספר הקצאה.

לכן, לפני שבודקים אם צריך מספר הקצאה, צריך לשאול שאלה בסיסית: האם מדובר בחשבונית מס? אם לא – בדרך כלל אין צורך במספר הקצאה לצורך ניכוי מס תשומות.

ממתי חלה החובה לקבל מספר הקצאה?

לפי פרסומי רשות המסים, החובה המעשית לקבל מספר הקצאה לצורך ניכוי מס תשומות חלה על חשבוניות מס שנושאות תאריך מאוחר מ־4.5.2024.

• חשבונית מס עד וכולל 4.5.2024 – עשויה להיות מוכרת כתשומה גם ללא מספר הקצאה.
• חשבונית מס מ־5.5.2024 ואילך – אם היא עומדת בתנאי החוק ובסכומי הסף, נדרש מספר הקצאה לצורך ניכוי מס תשומות.

אם חשבונית מס חייבת במספר הקצאה ואינה כוללת אותו, הלקוח לא יוכל לנכות את מס התשומות בגינה עד לקבלת מספר הקצאה תקין.

מאיזה סכום צריך מספר הקצאה?

החובה לקבל מספר הקצאה תלויה בסכום חשבונית המס לפני מע״מ, בהתאם לתקרות שנקבעו בחוק ומתעדכנות לפי השנים.

• בשנת 2024 – חשבוניות מס שסכומן לפני מע״מ גבוה מ־25,000 ₪.
• בשנת 2025 – חשבוניות מס שסכומן לפני מע״מ גבוה מ־20,000 ₪.
• החל מ־1 בינואר 2026 – חשבוניות מס שסכומן לפני מע״מ גבוה מ־10,000 ₪.
• החל מ־1 ביוני 2026 – חשבוניות מס שסכומן לפני מע״מ גבוה מ־5,000 ₪.

לצד סכום החשבונית לפני מע״מ, רשות המסים מתייחסת גם לסכום המע״מ הנגזר מהתקרה שנקבעה בחוק:

• בשנת 2024 – כאשר סכום המע״מ גבוה מ־4,250 ₪.
• בשנת 2025 – כאשר סכום המע״מ גבוה מ־3,600 ₪.
• החל מ־1.1.2026 – כאשר סכום המע״מ גבוה מ־1,800 ₪.
• החל מ־1.6.2026 – כאשר סכום המע״מ גבוה מ־900 ₪.

האם שנת 2024 הייתה שנת פיילוט?

רשות המסים הבהירה כי המונח "פיילוט" אינו קיים בחוק. שנת 2024 לא הייתה שנת פיילוט, אלא שנה שבה המערכת פעלה בפועל על כלל העוסקים.

עם זאת, בשנת 2024 כל בקשה למספר הקצאה עבור חשבונית תקינה נענתה באופן אוטומטי בחיוב. החל משנת 2025, רשות המסים רשאית לבחון בקשות לפי קריטריונים שנקבעו ואף לסרב לבקשת הקצאה אם יש יסוד סביר לחשש שהחשבונית תוצא שלא כדין.

איך מבקשים מספר הקצאה?

ניתן לבקש מספר הקצאה דרך תוכנת הנהלת החשבונות, כאשר התוכנה מעודכנת ותומכת בחשבוניות ישראל, או דרך היישום הייעודי של רשות המסים.

בבקשה נדרש לכלול בין היתר את מספר העוסק המורשה או מספר הזיהוי של הלקוח, סכום החשבונית לפני מע״מ, סכום המע״מ ומספר החשבונית שעליה יירשם מספר ההקצאה. לפי בחירת מפיק החשבונית ניתן לציין גם את פרטי העסקה.

הכניסה ליישומים מתבצעת באמצעות מערכת ההזדהות החדשה של רשות המסים או באמצעות כרטיס חכם, ולא באמצעות סיסמת המע״מ הרגילה.

מי רשאי לבקש מספר הקצאה?

כל אדם בגיר שקיבל הרשאה מתאימה מהעוסק לנושא "חשבוניות ישראל" יכול לבקש מספר הקצאה בשם העסק. כדי לתת או לקבל הרשאה, העוסק והמוסמך מטעמו צריכים להיות רשומים לאזור האישי של רשות המסים.

גם כאשר ניתנת הרשאה לאדם אחר, האחריות לביצוע הפעולות נשארת על העוסק.

מה קורה אם אין מספר עוסק של הלקוח?

בעת בקשת מספר הקצאה יש לציין את מספר העוסק או מספר הזיהוי התקין של הלקוח. אם לא מציינים את מספר הלקוח, או אם מזינים בטעות את מספר העוסק של הספק במקום מספר הלקוח, עשויה להתקבל שגיאה והבקשה עלולה להידחות.

כאשר מדובר בלקוח שאינו מנכה מס תשומות, רשות המסים ציינה שניתן להשתמש בערך ייעודי שנקבע לכך במערכת. בכל מקרה חשוב להקפיד שהנתונים בבקשת ההקצאה יהיו תואמים לנתונים שעל גבי החשבונית.

האם חשבונית עסקה או פרופורמה צריכות מספר הקצאה?

לא. חשבונית עסקה, דרישת תשלום או פרופורמה אינן חשבוניות מס, ולכן הן אינן דורשות מספר הקצאה לצורך ניכוי מס תשומות.

במקרים מסוימים מסמך מקדים יכול לשמש לצורך קבלת אישור הקצאה עקרוני, שמטרתו לתת ודאות לגבי האפשרות לקבל מספר הקצאה בעתיד עבור חשבונית המס שתופק בגין אותה עסקה. המסמך הרלוונטי לניכוי מס תשומות הוא עדיין חשבונית המס עצמה.

האם צריך מספר הקצאה לחשבונית זיכוי?

ככלל, אין צורך לבקש מספר הקצאה עבור חשבונית זיכוי, בכל סכום ומכל סיבה.

אם הספק בחר לכלול את החשבונית המקורית ואת הזיכוי בקובץ הדוח המפורט, מומלץ שבשורת הדיווח של הזיכוי ייכלל מספר ההקצאה שהתקבל עבור החשבונית שבוטלה. גם אם המערכת עשויה להחזיר מספר הקצאה לבקשה בגין זיכוי, אין בכך כדי ליצור חובה לבקש מספר הקצאה לזיכוי.

האם אפשר לבקש מספר הקצאה בדיעבד?

כן. ניתן להגיש בקשה למספר הקצאה עד שנה לאחר תאריך החשבונית. עם זאת, עד לקבלת מספר ההקצאה, הלקוח לא יוכל לנכות את מס התשומות בגין אותה חשבונית.

אם החשבונית נושאת תאריך מוקדם מ־6 חודשים, ניתן לדרוש אותה כתשומה רק לאחר בקשה להארכת מועד.

מה עושים עם חשבונית ידנית מפנקס?

כאשר מדובר בחשבונית מס ידנית מפנקס, מספר ההקצאה לא בהכרח יודפס מראש על גבי החשבונית. במקרה כזה, הספק יכול להעביר ללקוח את מספר ההקצאה בכל דרך שיבחר – למשל במייל, בטלפון, בהודעה או דרך היישום של רשות המסים.

הלקוח ירשום את מספר ההקצאה על גבי חשבונית המקור שקיבל מהספק.

האם מותר להוציא מקור חדש עם מספר ההקצאה?

לא. אם חשבונית מקור כבר הופקה, אין להוציא מסמך מקור חדש רק כדי להוסיף את מספר ההקצאה.

במקרה של חשבונית ממוחשבת, הספק רשאי להפיק העתק של החשבונית שכולל גם את מספר ההקצאה ואת הכותרת "העתק", אך לא לשנות את מסמך המקור עצמו. הלקוח צריך לשמור גם את מסמך המקור וגם את ההעתק שבו מופיע מספר ההקצאה.

מה קורה אם מספר ההקצאה שהופק שגוי?

אם מספר ההקצאה הופק דרך היישום האינטרנטי של רשות המסים ולא דרך API או תוכנת הנהלת החשבונות, ובדיעבד התברר שהוא שגוי – בשלב זה אין אפשרות לבצע פעולת ביטול. במקרה כזה, לפי רשות המסים, פשוט אין להשתמש במספר השגוי.

מה לגבי חשבונית עצמית והיפוך חיוב?

לחשבונית עצמית רגילה, שאינה קשורה למנגנון החדש של חשבוניות ישראל, אין צורך במספר הקצאה.

החל משנת 2025, במקרים מסוימים שבהם רשות המסים מסרבת לתת לספק מספר הקצאה, ייתכן שהספק יוכל לבחור בחלופת "היפוך חיוב". במצב כזה הספק מפיק ללקוח חשבונית חדשה עם מע״מ בשיעור 0% הכוללת מספר הקצאה מיוחד, והלקוח מוציא חשבונית עצמית ומדווח בה את מספר ההקצאה שהופיע על חשבונית האפס שקיבל מהספק.

בחשבונית העצמית עצמה אין צורך לבקש מספר הקצאה חדש.

מה קורה אם חשבונית חייבת מספר הקצאה ואין לה מספר?

חשבונית מס שנושאת תאריך מ־5.5.2024 ואילך, עומדת בסכום המחייב ואינה כוללת מספר הקצאה – אינה תקינה לצורך ניכוי מס תשומות.

• הלקוח לא יוכל לנכות את המע״מ עד לקבלת מספר הקצאה.
• בדוח המפורט, התשומה עשויה להיות מופחתת אוטומטית.
• ניכוי מס תשומות על סמך חשבונית שחייבת מספר הקצאה אך אינה כוללת אותו עלול להיחשב עבירה על חוק מע״מ.

האם אפשר לפצל חשבונית כדי להימנע ממספר הקצאה?

לא. רשות המסים הבהירה כי כאשר מדובר בעסקה אחת שמועד החיוב במס לגביה הוא אחד, אין לפצל את העסקה למספר חשבוניות כדי לרדת מתחת לסכום המחייב מספר הקצאה.

פיצול מלאכותי של עסקה אחת למספר חשבוניות עשוי להיחשב הפרה של חוק מע״מ והוראות ניהול ספרים.

טעויות נפוצות של עסקים בנושא חשבוניות ישראל

• לחשוב שכל מסמך כספי צריך מספר הקצאה, במקום לבדוק תחילה אם מדובר בחשבונית מס.
• להתבלבל בין חשבונית מס לבין חשבונית עסקה או דרישת תשלום.
• להניח שתוכנת הנהלת החשבונות תמיד מסדרת הכל, בלי לוודא שהיא מעודכנת ושיש הרשאות מתאימות.
• לקבל חשבונית מס מספק מעל הסף בלי לבדוק שמופיע עליה מספר הקצאה.
• להוציא מקור חדש רק כדי להוסיף מספר הקצאה, במקום להפיק העתק ולשמור גם את המקור.
• לפצל עסקה אחת לכמה חשבוניות כדי לרדת מתחת לסכום המחייב – פעולה שאינה תקינה לפי עמדת רשות המסים.

מתי כדאי להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס?

כדאי להתייעץ כאשר יש אי ודאות מקצועית או תפעולית, ובעיקר במקרים אלה:

• חשבוניות מס בסכומים גבוהים או קיזוז מע״מ משמעותי.
• ספקים קבועים שמוציאים חשבוניות מעל התקרה.
• קבלת חשבונית ללא מספר הקצאה כאשר נראה שהיה צריך להיות מספר כזה.
• מעבר לתוכנת חשבוניות או הנהלת חשבונות חדשה.
• חשבוניות ידניות מפנקס, חשבוניות עצמיות או מקרים של היפוך חיוב.
• סירוב של רשות המסים לבקשת הקצאה או אי ודאות לגבי הרשאות באזור האישי.

התייעצות מוקדמת יכולה למנוע מצב שבו העסק מגלה בדיעבד שלא ניתן לקזז את מס התשומות בגין חשבונית מסוימת.

שאלות נפוצות על חשבוניות ישראל ומספר הקצאה